📘 元心建材 數位工具使用手冊
施工回報 · 風間小幫手 · 維修拿料
整合版 · 照著做就對了 · 看不懂就問內勤
📲第一章 施工回報（LINE 工務群）
在哪裡回報？
- 💬就用公司的 LINE「工務施工回報」群組，傳訊息進去，系統會自動收進電腦。
每次回報要講的 5 件事
- 📅1. 日期 幾月幾號
- 🏠2. 案場 + 哪一戶 例：勝美建功段 A棟 3F A3
- 👷3. 誰做的 哪個工班 / 師傅
- 🔨4. 做了什麼 施工完成？還是維修哪裡？
- 💰5. 金額 + 跟誰收 工資多少、跟工地/業主/不收（不管收不收都要寫出來）
📷 拍照最快！ 把戶別、做的地方、菜單（缺失單）直接拍照傳進群組，比打字清楚。
師傅現在都把「哪幾戶、修什麼、多少錢」寫在照片上一起傳 → 內勤看照片就懂。
❌ 太簡略
「A棟好了」
→ 哪戶？誰做？多少錢？內勤要一直問。✅ 清楚
「6/3 建功段 A棟3F A3，淞賀，地板直鋪完成，工資 ○○○，跟工地收」
→ 一次到位。
⚠️ 工班如果在施工回報裡更新了維修請款金額，請工務自己主動去跟工班／現場確認核對，內勤不會幫你追。
⭐ 工務「四項確認」（即日起，每筆工班回報都要做）
工班一有施工回報，請針對自己負責的案場確認並「如實寫出」這四項：
- 1️⃣工班回報內容是否正確（戶別／施作項目對不對）
- 2️⃣需不需要跟工地或業主請款
- 3️⃣請款金額是否正確
- 4️⃣需不需要協助申請發票
⚠️ 有缺項一律退件，內勤不主動追查 → 請工務主動補齊，謝謝大家。
🤖第二章 風間小幫手（Telegram）
風間是誰？
- 🤖風間是公司的 AI 小幫手，住在 Telegram，帳號 @YS_AssistBot。
- 🗣️用「講話」的方式就能叫它做事，不用記任何指令、不用學軟體。
怎麼開始用？（3 步）
1. Telegram
搜 @YS_AssistBot
→
2. 按「開始/加入」
→
3. 直接打字
或傳語音講需求
💡 就像傳 LINE 給朋友一樣，想到什麼直接打。講得不清楚，風間會反問你；想補充再傳一句就好。
風間可以幫你做什麼？（完整功能）
🗓️ 設行程 / 提醒 / 查行事曆
會自動寫進公司共用行事曆並提醒你。
「明天下午3點客戶來訪」
「5分鐘後提醒我回電給林先生」
「我這週有什麼行程？」
🚚 查貨況 / 採購進度
不用打電話問內勤，直接問風間。
「P01059 到哪了？」
「藝通的磁磚出貨了嗎？」
「浴室櫃這批什麼時候到？」
🔍 查公司資料
查案場、維修單、工班、地址等。
「城市光點二 7C7 有哪些維修單？」
「建功段 A棟 工班是誰？」
「勝興市鎮南的地址？」
📝 回報拿料 / 叫料 / 請內勤建單
把現場狀況講給風間，
風間會照「7 件事」主動問你補齊（缺收費對象、要不要開發票、金額，它會反問你），補齊後幫你轉給內勤建單。
倉庫拿的、另外叫的都可以跟風間講。
你：「城市光點二 7C7 維修，地板區隔條鬆掉，拿小倉庫區隔條2條，會跟屋主收」
風間：「要開發票嗎？工資+料大概多少？」
📢 通知同事
請風間幫你傳話給特定同事。
「通知 Vicky 姐，藝通那張可以開請款了」
「跟智琛說明天記得帶料去現場」
🔒 私事不想讓同事看到？ 講「這是個人的」「私事」，風間就不會寫進公司行事曆。
🔧第三章 維修與用料回報規則
資料完整，才能進入當期工務核算；
資料不完整，該筆將暫緩認列，待補齊後再依公司流程處理。
內勤已經幫大家把系統資料都建好了，你只要把下面「7 件事」講清楚，內勤就能幫你把單開好、核算對。少一樣，單據不成立——影響的是你自己這筆能不能列入本期工務核算，跟內勤無關。內勤不會再一個一個打電話提醒大家了。
修東西用到料，要講的「7 件事」
- 📅1. 日期
- 🏠2. 案場 + 哪一戶（例：城市光點二 7C7）
- 🔨3. 修什麼
- 📦4. 用了什麼料 + 幾個（例：80102 區隔條 ×2）
- 🏪5. 料哪來 倉庫拿的？還是另外叫的？
- 💰6. 跟誰收錢 ＋ 要不要開發票 屋主／工地主任？要不要開發票？★ 這要你自己去問業主／工地主任，問清楚再跟內勤講；內勤不會幫你追
- 🧾7. 金額 工資＋料錢（不知道先寫「待確認」，但要主動補，別等內勤問）
回報到哪裡？只認 2 個正式窗口
🤖 風間
Telegram
@YS_AssistBot，用講的就能回報，它會照「7 件事」反問你補齊。
💬 LINE 工務施工回報群組
傳訊息或拍照進去，系統自動收進電腦。
⚠️ 口頭講、私訊內勤、私訊同事、跑去別的群組講，都不算正式回報。
內勤不負責代為整理或補登。
料哪來？只有 2 種
🏪 倉庫拿的
拿完跟內勤講，
內勤幫你扣庫存，你不用碰系統。
💬 懶得找內勤？直接跟風間（@YS_AssistBot）講！ 風間會照「7 件事」主動問你補齊，再幫你轉給內勤——倉庫拿的、另外叫的都可以。
❌ 壞例子
「小倉庫拿2條80102，城市光點二7C7維修用。」
→ 沒講會不會收錢、多少錢，單開不了。✅ 好例子
「6/3 城市光點二7C7，區隔條鬆，拿小倉庫80102×2，
會跟屋主收，工資+料約○○○。」
你回報後，內勤會幫你做這些
你回報
7 件事
→
內勤
建採購單
→
內勤
建維修單
→
該收的錢
幫你收
你只負責第一步「講清楚」，剩下交給內勤 + 系統 🙌
補件期限
- 📆回報資料不完整 → 回報日起 3 個工作日內補齊。
- 🧮若遇當月請款或工務核算結算 → 最晚 結算日前 1 個工作日補齊。
- ⏳逾期未補齊 → 該筆暫緩列入本期工務核算；後續補齊者，視情況列入下期處理。
📌 系統的事（開採購單 → 維修單）交給內勤。但「跟誰收、要不要開發票」要你自己跟業主／工地主任問清楚再告訴內勤。內勤負責協助建檔與檢核，不負責主動追工班、代問業主或工地主任、代查散落在別處的資料。工班回報內容不完整時，請工務自己先補齊再送正式窗口。
🎯 一句話記住：
拿料 / 訂料 → 馬上講「7 件事」（尤其「會不會收錢、開不開發票」！）
講齊 = 才能進入當期工務核算 ✅
🧾第四章 維修／翻新買料 → 報價
什麼時候用？
- 🏠客戶（業主／結案戶／舊翻新）要買料做維修或翻新，需要報價計價、可能還要開發票。
跟風間講這些（一句話講齊）
- 🏠案場＋戶別（或散客名）
- 🧾客戶抬頭＋統編（報價／開發票對象）
- 📦品項：型號 × 數量（板材／磁磚…）
- 🔨工資：拆除 / 鋪設 各多少（或坪數×單價）
- 🏪料哪來：現場餘料（元心庫存）／另外叫
- 💰跟誰收 ＋ 要不要開發票 ＋ 發票內容（業主指定？細目列不列）
風間幫你做（你只要講清楚）
你講
上面那些
→
缺項
反問補齊
→
反勾稽
客戶/商機
是否已有
→
查價
＋開報價單
→
確認後
轉單／開發票
⚠️ 建客戶/商機前一定先反勾稽（查重）：客戶比對抬頭＋統編、商機比對客戶＋案場戶別。查到既有的就直接沿用，沒有才新建——嚴禁重複建客戶/商機/報價單。
📌 翻新／加購一律「另開商機＋客戶」（不掛建案主商機），獎金、帳務才算得對。現場餘料＝元心庫存出貨。
真實範例（僑興段一期 15A1）
✅ 講法
「力山營造（統編 96860436），僑興段15A1 翻新，板材 Y5005 ×3箱、拆除、安裝，用現場餘料，跟業主收，要開發票、內容寫『SPC地板材料一批』不列細目。」
→ 報價：板材 3×1,950＝5,850 ＋ 拆除 2,000 ＋ 安裝 7,007 ＝ 未稅 14,857，含稅 15,600。